มุมมองสำหรับธุรกิจบริการ (Hospitality Insights): เหตุใดเราจึงต้องการแพลตฟอร์มบัญชีการเงินเพียงหนึ่งเดียวสำหรับการดำเนินงานด้านบริการที่ซับซ้อน
การบริหารจัดการโรงแรมหรือกลุ่มธุรกิจบริการที่มีหลายงานแผนก (Multi-outlets) เปรียบเสมือนการรันหลายๆ ทีมงานธุรกิจไว้ภายใต้หลังคาเดียวกัน ตั้งแต่รายได้ห้องพัก ร้านอาหารและเครื่องดื่ม (F&B) งานจัดเลี้ยง ไปจนถึงระบบโลจิสติกส์การจัดซื้อและบริหารสินค้าภายในคลังของโรงแรมจากที่สั่งซื้อมาจากหลากหลายซัพพลายเออร์.
ถึงกระนั้น (GM), ประธานเจ้าหน้าที่ฝ่ายการเงิน (CFO) และผู้ควบคุมฝ่ายบัญชีการเงิน (Financial Controller) หลายท่าน กลับยังต้องบริหารการดำเนินงานที่มีหลายส่วนมิติเหล่านี้ด้วยซอฟต์แวร์ที่แยกส่วนกัน เช่น ระบบบัญชีการเงินทั่วไป (General Ledger) แบบสแตนด์อโลน(Stand Alone) ที่หนึ่ง และ ระบบการจัดซื้อเครื่องมือติดตามการบริหารสินค้าคงคลังแยกอีกที่หนึ่ง และยังต้องพึ่งพาสเปรดชีตที่คีย์ข้อมูลด้วยมือ (Doc Sheet Manual) เพื่อเชื่อมโยงกระบวนการตรวจนับบัญชีประจำคืน (Night Audit) และการกระทบยอดปิดบัญชีตอนสิ้นเดือน (Month-End Reconciliation) ทั้งหมดเข้าด้วยกัน
ต้นทุนที่ซ่อนอยู่ของโครงสร้างระบบเทคโนโลยีที่แยกส่วนกันในธุรกิจบริการ (Hospitality Tech Stacks)
เมื่อระบบการเงินส่วนหลัง (Back-office) ไม่สามารถเชื่อมต่อและสื่อสารส่งข้อมูลกับแพลตฟอร์มการดำเนินงานส่วนหน้า (Front-of-House) อย่างระบบ PMS และ POS ได้อย่างราบรื่น องค์กรจะต้องเผชิญกับ 3 อุปสรรคข้อเสียสำคัญในการดำเนินงาน ดังนี้:
อุปสรรคในการปิดบัญชีสิ้นเดือน (The Month-End Closing Bottleneck) ทีมการเงินมักต้องเสียเวลาหลายวันไปกับการส่งออกไฟล์ข้อมูลด้วยตนเอง การตรวจสอบยืนยันยอดเงินบนสลิป EDC บนกระดาษ และการบันทึกรายการลงบัญชีแยกประเภทเข้าสู่ระบบบัญชีรุ่นเก่าหลังบ้านด้วยมือ ซึ่งส่งผลให้การตัดสินใจของฝ่ายบริหารล่าช้า และทำให้ผู้บริหารทำได้เพียงมองผลงานย้อนหลังมากกว่าการวางแผนล่วงหน้า
ระบบการจัดซื้อและบริหารสต๊อกสินค้าคงคลังที่ขาดการเชื่อมโยงในเรื่องการรับข้อมูลและการตัดข้อมูลสต๊อกอย่างอัตโนมัติทันที (Real Time)จากระบบหน้าบ้านฝั่งครัวร้านอาหารผ่านระบบ POS จึงทำให้การทราบข้อมูลในส่วนต้นทุนขาย (COGS) อยากที่จะควบคุมและเป็นไปได้ยาก หากปราศจากการเชื่อมต่อข้อมูลแบบ 2 ทาง (2-way integration) ระหว่างการตัดสต็อกตามสูตรเมนูอาหารและเครื่องดื่มในระบบ POS กับระบบการจัดซื้อ และ การติดตามต้นทุนอาหารและเครื่องดื่มที่เกิดขึ้นจริงถ้าเปรียบเทียบกับต้นทุนทางทฤษฎี (Actual vs. Theoretical F&B Costs) แทบจะทำไม่ได้เลย ส่งผลให้ขยะอาหาร (Food Waste) ถูกมองข้าม ฝ่ายการบริหารจัดซื้อขาดความสามารถในการมองเห็นข้อมูลจริงแบบเรียลไทม์ (Info Realtime) และการสูญเสียของสินค้าคงคลังจะกัดกินกำไรขั้นต้นจากการดำเนินงาน (GOP) โดยตรง
ข้อผิดพลาดจากการบันทึกข้อมูลด้วยมือ (Human Data Posting Errors) การกรอกข้อมูลด้วยตนเองระหว่างเครื่องรับชำระบัตร (EDC), เครื่องบันทึกการขาย POS และแฟ้มลูกหนี้ (Folios) ในระบบ PMS ก่อให้เกิดข้อผิดพลาดในการตรวจสอบการกระทบยอดสเตทเม้นท์ธนาคาร (Bank Reconciliation) อยู่เสมอ ทำให้พนักงานต้องเสียเวลาหลายชั่วโมงไปกับการไล่เช็กส่วนต่างที่ข้อมูลตัวเลขไม่ตรงกันหรือจำนวนข้อมูลตัวเลขที่ผิดพลาดในการกระทบยอดชำระเงิน
ทำไมผู้บริหารโรงแรมยุคใหม่จึงเปลี่ยนมาใช้แพลตฟอร์มการเงินบัญชีแบบครบวงจร (All-in-One Finance Accounting Platform) สำหรับการดำเนินงานด้านบริการ
แพลตฟอร์มบริหารการเงินบัญชีสำหรับธุรกิจบริการ (Hospitality) อย่าง Q3 Financial on-Cloud Suite จะช่วยทลายข้อจำกัดของการทำงานแบบแยกส่วนในฝ่ายส่วนหลัง (Back-office) ด้วยการเชื่อมโยงข้อมูลทุกช่องทางกระแสรายได้และรายจ่าย การเคลื่อนไหวของสินค้าคงคลังทั้งหมดเข้าสู่ศูนย์กลางข้อมูลที่ถูกต้องเพียงหนึ่งเดียว (Single Data Source of Truth) โดยตรง
ควบคุมการดำเนินงานส่วนหลัง (Back-Office) ของธุรกิจบริการได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ
การดำเนินธุรกิจบริการให้มีกำไรจำเป็นต้องอาศัยความรวดเร็ว ความถูกต้องแม่นยำของข้อมูล และความยืดหยุ่นในการทำงาน การรวมระบบบัญชีการเงิน, ระบบการจัดซื้อและการบริหารสินค้าคงคลัง ,และระบบการบริหารจัดการสินทรัพย์ถาวร ไว้บนแพลตฟอร์มเดียวกันที่เชื่อมต่อข้อมูลไปมาหากันอย่างมีเหตุและผล การเชื่อมต่อข้อมูลระหว่างของระบบทั้งหมดเหล่านี้จะช่วยให้ทีมของคุณสามารถขจัดข้อผิดพลาดจากการกรอกข้อมูลด้วยมือ ปิดบัญชีสิ้นเดือนได้อย่างรวดเร็วถูกต้องแม่นยำยิ่งขึ้น และปกป้องอัตรากำไรสุทธิ (Bottom-Line Margins) ของธุรกิจได้อย่างมั่นคง
👉 พร้อมที่จะปฏิวัติระบบบริหารการทำงานและการจัดการด้านการเงินบัญชี ในส่วนงานหลังบ้านของคุณแล้วหรือยัง?
ค้นพบวิธีที่ดีที่สุดได้ที่ Q3 Aurelia เชื่อมต่อโซลูชั่นระบบบัญชีการเงิน, ระบบบริหารสินค้าคงคลังและการจัดซื้อ, และรวมไปถึงระบบการบริหารจัดการสินทรัพย์ถาวร และ การเชื่อมต่อระบบชำระเงินเข้ากับระบบ PMS และ POS หน้าบ้านเดิมของคุณได้อย่างอัตโนมัติและไร้รอยต่อ ได้ที่: https://www.q3aurelia.com/q3-products
Comments