ทำไมระบบบัญชีการเงินหลังบ้าน (BO)ที่ไม่ได้เชื่อมต่อทำตัว Integration กับโปรแกรม PMS/POS ของหน้าบ้านจึงทำให้เกิดความยุ่งยากซับซ้อนไม่มีประสิทธิภาพและยังจำกัดการเติบโตของธุรกิจบริการโรงแรมและร้านอาหาร

อุตสาหกรรมการบริการโรงแรม (Hotel) และร้านอาหารเครื่องดื่ม (F&B) ทั่วภูมิภาคเอเชียตะวันออกเฉียงใต้และโดยเฉพาะอย่างยิ่งในฝั่งของประเทศไทยก็กำลังเผชิญกับคลื่นการขยายธุรกิจข้ามประเทศระลอกใหญ่ 

สำหรับผู้นำด้านโปรแกรมหลังบ้านการบัญชีและการเงินสำหรับธุรกิจในอุตสาหกรรมโรงแรม(Hotel) และร้านอาหารเครื่องดื่ม (F&B) การบริหารจัดการธุรกิจที่มีความเติบโตเช่นนี้ถือเป็นเรื่องที่ท้าทายและซับซ้อนเป็นอย่างมาก และการพยายามดำเนินงานด้วยระบบบัญชีการเงินหลังบ้านที่ไม่ได้เชื่อมโยงทำตัว Integration กันกับของฝั่งโปรแกรม PMS/POS ของหน้าบ้าน นี่จึงเป็นเหตุปัจจัยที่ทำให้ทีมงานไม่สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ และทำให้การขยายธุรกิจกลายเป็นอุปสรรคที่ยุ่งยาก อย่างไรก็ตามเพื่อให้สามารถขยายธุรกิจได้อย่างสำเร็จรวดเร็วและมีประสิทธิภาพสูง การปรับใช้ระบบบัญชีการเงินหลังบ้านในเวอร์ชันใหม่ที่อัพเดตล่าสุดอย่างระบบคลาวด์ (Cloud-Based) ที่สำเร็จในการทำตัวเชื่อมต่อ Integration กับของฝั่งโปรแกรม PMS/POS หน้าบ้านสำหรับธุรกิจโรงแรม (Hotel) และ ร้านอาหารเครื่องดื่ม (F&B) โดยเฉพาะ จึงไม่ใช่ทางเลือกอีกต่อไป แต่เป็นสิ่งสำคัญและจำเป็นยิ่งในการป้องกันปัญหาความผิดพลาดคลาดเคลื่อนของข้อมูลทางการเงินที่อาจเกิดขึ้นได้ และในส่วนของการช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นและช่วยลดงานประเภท Manual Works ของทีมงานบัญชีการเงินหลังบ้านได้เยอะมาก จึงทำให้ทีมสามารถทำงานกันได้อย่างรวดเร็ว ถูกต้อง มีประสิทธิภาพ และลดข้อผิดพลาดที่เกิดจาก Human Error ได้ดีมากๆ

กับดักการคีย์ข้อมูลด้วยมือ ระหว่างแผนกหน้าบ้านทีมต้อนรับ และแผนกหลังบ้านทีมบัญชีการเงิน

ในทุกๆวันของการปฏิบัติงาน ทีมแผนกหน้าบ้านทีมต้อนรับส่วนหน้า (Front Office Dept) ของคุณจะเก็บรวบรวมรายการข้อมูลธุรกรรมจำนวนมหาศาลผ่านการบันทึกไว้ในระบบบริหารจัดการงานส่วนหน้าของตัวโปรแกรม (PMS) คอยบันทึกอัตราการเข้าพัก การเช็คเอาต์ และการจ่ายเงินทุกอย่างของแขกที่เข้ามาพัก ในขณะที่ของฝั่งระบบบริหารจัดการจุดขาย (POS) จะดำเนินการจัดการในส่วนของการเก็บเงินแขกโดยออกใบแจ้งหนี้ของฝั่งห้องร้านอาหาร (Restaurants) บาร์เลานจ์ (Bar Lounge) และ ห้องงานจัดเลี้ยง (Banquet Hall)

เมื่อระบบหลังบ้านทีมการบัญชีการเงิน (Accounting & Finance Dept) ของคุณไม่สามารถยกระดับการทำงานและถ้ายังไม่สามารถรวมข้อมูลหรือส่งต่อข้อมูลได้อย่างอัตโนมัติ (Integration Automatically) จากระบบบริหารจัดการงานส่วนหน้าของตัวโปรแกรม (PMS / POS) อย่างแบรนด์มาตรฐานในอุตสาหกรรมธุรกิจโรงแรมและร้านอาหาร เช่น Opera PMS หรือ Simphony POS ได้ ก็จะก่อให้เกิดช่องว่างทางการปฏิบัติงานที่น่ากังวล ล่าช้า และอาจก่อให้เกิดข้อมูลที่ผิดพลาด และไม่มีประสิทธิภาพ ส่งผลให้ทีมงานทั้งฝั่งหน้าบ้านและฝั่งหลังบ้านต้องคอยส่งออกข้อมูล Export Data File Folder อย่างข้อมูลในตาราง Excel และคัดลอก (Copy) วาง  (Paste) ข้อมูลรายได้ประจำวันทั้งของฝั่งห้องพักและฝั่งร้านอาหารด้วยมืออย่าง Manual ด้วยตัวเองอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้

ช่องว่างด้านการมองเห็นข้อมูล ในการรวมบัญชีการเงินหลายโรงแรมและหลายสาขารวมไปถึงศูนย์กลางที่สำนักงานใหญ่ (Consolidated Financial Data Reports)

การบริหารจัดการข้อมูลทางการเงินในหลากหลายสาขาของกลุ่มโรงแรมหรือหลายสาขาของกลุ่มร้านอาหาร ก่อให้เกิดช่องว่างด้านการมองเห็นและวิเคราะห์ข้อมูลที่ไม่มีประสิทธิภาพ

เมื่อแต่ละสาขาบริหารงานแบบแยกส่วน (Data Silo) การรวมยอดรายได้ประจำวันและรายการโอนระหว่างสาขาจึงกลายเป็นกระบวนการที่ล่าช้าและต้องทำ Manual ด้วยมือ หากขาด ระบบบัญชีการเงินเวอร์ชันระบบบนคลาวด์ (Cloud-Based) ที่ใช้เป็นศูนย์กลางของทีมบัญชีและการเงินขององค์กรย่อมไม่สามารถติดตามค่าใช้จ่ายดำเนินงานหรือต้นทุนการจัดซื้อในภาพรวมทั้งของที่สำนักงานใหญ่และของแยกย่อยแต่ละที่สาขาได้แบบเรียลไทม์ได้อย่างมีประสิทธิภาพและถูกต้องครบถ้วน การขาดระบบบัญชีการเงินที่มีความสามารถในการรวมข้อมูลที่ทันท่วงทีแบบเรียลไทมนี้ ส่งผลทำให้การติดตามกระแสเงินสดอย่างแม่นยำแทบเป็นไปไม่ไดเ้ลย ซึ่งท้ายที่สุดก็จะนำไปสู่ปัญหาการชำระเงินให้ซัพพลายเออร์ล่าช้า และงบประมาณบานปลายในที่สุด

ความล่าช้าในการจับคู่รายได้กับต้นทุน และการควบคุมอัตรากำไร

ผลกำไรของธุรกิจขึ้นอยู่กับการติดตามต้นทุนขายประจำวัน (Cost of Goods Sold) เช่น วัตถุดิบอาหาร เครื่องดื่ม และสิ่งอำนวยความสะดวกสำหรับแขกผู้เข้าพัก เทียบกับรายได้ประจำวันที่ทางโรงแรมและร้านอาหารเครื่องดื่มได้รับมา

อย่างไรก็ตาม เนื่องจากข้อมูลการจัดซื้อและสต็อกสินค้ายังคงถูกแยกส่วนออกจากซอฟต์แวร์ตัวระบบบัญชีการเงินหลัก ทีมบัญชีการเงินจึงไม่สามารถจับคู่ต้นทุนแบบเรียลไทม์ได้ ส่งผลให้ผู้บริหารและหัวหน้าแต่ละแผนกที่เกี่ยวข้องต้องรอจนถึงวันสิ้นเดือนถึงจะพบปัญหาของเสียหมดอายุปริมาณมาก การปรับขึ้นราคาสินค้าของซัพพลายเออร์โดยไม่ได้รับการอนุมัติ หรือ การตั้งราคาเมนูอาหารเครื่องดื่มและขนมของหวานต่ำเกินไป การดำเนินงานภายใต้ความล่าช้าทางการเงินเช่นนี้ หมายความว่าคุณจะรับรู้ถึงผลขาดทุนก็ต่อเมื่อมันได้สร้างความเสียหายต่อกำไรสุทธิจำนวนเต็มของเดือนนั้นไปแล้ว

ทางออก: ระบบบัญชีการเงินหลังบ้านยุคใหม่ สำหรับธุรกิจโรงแรมและร้านอาหาร

เพื่อรักษาการเติบโตภายในประเทศอย่างยั่งยืน แบรนด์ระดับองค์กรต้องเปลี่ยนผ่านสู่ระบบบัญชีการเงิน (Accounting & Finance) และระบบการจัดซื้อและบริหารจัดการสินค้าคงคลัง (Purchasing & Inventory) หลังบ้านยุคใหม่สำหรับการบริหารจัดการโรงแรมและร้านอาหาร ที่มาพร้อมความสามารถในการจับคู่ข้อมูลได้อย่างอัตโนมัติ (Automated Data Mapping) และการมองเห็นภาพรวมการปฏิบัติงานได้แบบเรียลไทม์และช่วยทำให้เกิดการตัดสินใจที่ถูกต้องแม่นยำและมีประสิทธิภาพดีมากยิ่งขึ้น

(ไมระบบบัญชีการเงินหลังบ้าน) Q3 Financials Cloud (Q3F Cloud) - พร้อมมอบรากฐานอันเป็นมืออาชีพนี้ผ่าน:

• การเชื่อมต่อกับ Oracle Hospitality อย่างสมบูรณ์แบบ (Oracle Hospitality Integration)

• ออกแบบมาเพื่อมาตรฐานของธุรกิจบริการอย่างโรงแรมและร้านอาหารโดยเฉพาะ (Built for Hospitality Standards)

• เร่งรัดการปิดบัญชีการเงินประจำเดือนได้รวดเร็วถูกต้องยิ่งขึ้น (Accelerated Month-End Closing)

• รองรับด้วยทีมบริการสนับสนุนทางเทคนิคที่เชี่ยวชาญและตอบสนองอย่างรวดเร็ว (Backed by a highly responsive, knowledgeable technical support team)

  
  

ศึกษาข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับระบบบัญชีการเงินหลังบ้านของบริษัท Q3 ในเวอร์ชันอัพเดตใหม่ล่าสุดบนระบบคลาวด์ได้แล้วที่: https://www.q3aurelia.com/q3-financials-cloud

***English version: https://www.q3aurelia.com/post/back-office-accounting-system-for-hotels